درسنامه آموزشی کتاب اطلاعات و ارتباطات دهم

هدف‌های رفتاری (جزئی)

پس از مطالعه این فصل از فراگیر انتظار می‌رود که:

- نامه الکترونیکی (Email) بسازد.
- ارسال و دریافت نامه را به‌درستی انجام دهد.
- ضمیمه کردن یک پیوست به نامه را انجام دهد.
- نامه‌ها را جستجو، مرتب و سازمان‌دهی کند.

مقدمه

یکی از کاربردهای اینترنت ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی است. نامه الکترونیکی از طریق شبکه اینترنت برای مخاطبی که دارای آدرس پست الکترونیکی است فرستاده یا دریافت می‌شود. نامه الکترونیکی می‌تواند حاوی متن، تصویر و چندرسانه باشد. به نامه الکترونیکی ایمیل Email گفته می‌شود که در سایت‌های مختلف می‌توان آن را ایجاد کرد.

مزایای استفاده از نامه الکترونیکی (Email)

- سرعت بالا: یکی از مزایای بسیار مهم در مورد ایمیل این است که شما می‌توانید پیام‌ها و فایل‌ها را به هر فردی در هر نقطه‌ای از جهان به سرعت ارسال کنید.

- هزینه کم: هزینه ارسال اطلاعات از طریق ایمیل بسیار کمتر از هزینه‌ای است که باید برای استفاده از سیستم سنتی پست پرداخت کرد.

- عدم وابستگی به زمان: ارسال و دریافت ایمیل وابسته به زمان نیست. شما در هر زمانی از شبانه‌روز می‌توانید ایمیلی را برای گیرنده ارسال کنید و گیرنده نیز در صورت تمایل هر زمانی که بخواهد می‌تواند ایمیل را بخواند و پاسخ دهد.

- ارسال به‌صورت جمعی: در صورتی‌که آدرس ایمیل افراد را داشته باشید، می‌توانید یک ایمیل را هم زمان برای چند نفر بفرستید. از این ویژگی برای تبلیغات بسیار استفاده می‌شود.

ساخت رایانامه یا نامه الکترونیکی

سایت‌های زیادی برای خدمات پست الکترونیک به‌صورت رایگان وجود دارند. از جمله سایت‌های معروف ایجاد ایمیل www.yahoo.com, www.msn.com, www.google.com هستند یکی از محبوب‌ترین سرویس‌دهنده‌های الکترونیکی سایت گوگل (Google) است. همان‌طور که برای ارسال و دریافت یک نامه معمولی نیاز به آدرس فرستنده و گیرنده می‌باشد در اینترنت نیز برای مبادله نامه الکترونیکی نیاز به نشانی الکترونیکی یا صندوق پستی الکترونیکی می‌باشد. برای ایجاد نشانی الکترونیکی باید به یکی از ارائه‌کنندگان خدمات پست الکترونیکی مراجعه کنید. Gmail بخش نامه‌های الکترونیکی سایت گوگل است که به راحتی می‌توان از آن استفاده کرد. برای ساخت نشانی پست الکترونیکی در گوگل وارد سایت https://www.google.com شوید. پس از ورود به سایت سرویس Gmail را انتخاب کنید یا به‌صورت مستقیم وارد سایت www.gmail.com شده و گزینه ایجاد حساب Create an Account را انتخاب کنید.

1- نام خود را وارد کنید.
2- نام خانوادگی خود را وارد کنید. (نام و نام خانوادگی می‌تواند واقعی نباشد.)
3- در این قسمت نام کاربری خود را وارد کنید. استفاده از حروف، اعداد، علامت‌های نقطه و علامت خط / زیرخط مجاز است. بعد از وارد کردن نام کاربری، سیستم آن را از نظر مجاز بودن و تکراری نبودن بررسی می‌کند. در صورتی که نام کاربری شما تکراری یا نادرست باشد پیام مناسبی صادر و اسامی پیشنهادی ارائه می‌شود.
4- رمز عبور خود را حداقل با هشت کاراکتر وارد کنید. رمز عبور می‌تواند ترکیبی از حرف، اعداد و علائم خاص باشد. از انتخاب رمزهای ساده و یا رمزهایی مثل تاریخ تولد، کد ملی، شماره همراه و... بپرهیزید. بهتر است رمز عبور خود را هر چند وقت تغییر دهید.
5- برای اطمینان از درست وارد شدن رمز باید رمز عبور خود را در این قسمت تکرار کنید. در صورت مغایرت رمزها به شما پیام مناسبی خواهد داد.
6- نمایش رمز
7- پس از اطمینان از اطلاعات وارد شده به صفحه بعد بروید.
8- برای دریافت کد تأیید، شماره همراه خود را جهت پیغام صوتی از سوی شرکت گوگل یا ارسال پیامک وارد کنید. در بعضی مواقع نیاز به دریافت کد تأیید نمی‌باشد.
9- اگر ایمیل دیگری برای بازیابی دارید، آن را در کادر وارد کنید. (این مورد را هم به شما توصیه می‌کنیم حتماً انجام دهید که اگر به هر دلیلی پسوورد خود را فراموش کردید و یا اکانت شما مورد هک قرار گرفت به سادگی از طریق این ایمیل بتوانید اکانت گوگل خود را بازگردانی کنید.)
10- تاریخ تولد را به میلادی وارد کنید.
11- جنسیت را وارد کنید Male مرد و Female زن.
برای شرکت‌ها و سازمان‌ها از گزینه Rather not say انتخاب کنید.
12- به صفحه بعد بروید. آشنایی با شرایط خدمات گوگل و همچنین خط مشی حریم خصوصی و... به شما توضیح داده شده است که با زدن گزینه «موافقم» موافقت خود را اعلام کنید.

پست الکترونیکی شما در سایت گوگل ساخته شده است و شما وارد پست الکترونیکی خود می‌شوید. برای خارج شدن از Gmail باید روی شکل دایره‌ای که اول اسم شما روی آن به اختصار نوشته شده کلیک کنید و سپس در منوی باز شده روی خروج از اکانت SignOut کلیک کنید.

یک ایمیل از بخش‌های مختلفی ایجاد شده است. شکل کلی ایمیل به‌صورت زیر است:

username@Domain.com

یک ایمیل از دو بخش تشکیل شده است که با علامت @ از هم جدا می‌شوند. ایمیل زیر را درنظر بگیرید.

Leila. Davoudi@gmail.com

بخش اول نام انتخابی کاربر است. مانند Leila.Davoudi. ایمیل به حروف کوچک و بزرگ حساس نیست و همه کاراکترها را با حروف کوچک در نظر می‌گیرد.

بخش دوم نام دامنه و پسوند شرکتی است که خدمات ایمیل را ارائه می‌دهد مانند gmail.com.

کار با پست الکترونیک Gmail

برای ورود به Gmail در نوار آدرس مرورگر خود www.gmail.com را وارد کرده و روی گزینه ورود به سیستم کلیک کنید آدرس Gmail خود را وارد نموده و روی دکمه بعدی کلیک کنید. رمز عبور خود را وارد کنید. هنگام ورود رمز پیغامی مبنی بر یادآوری رمز در مراحل بعدی ظاهر میشود. اگر در فضاهای عمومی از کامپیوتر استفاده مینمایید گزینه خیر را بزنید اگر گزینه Yes را انتخاب کنید در مراجعات بعدی با وارد کردن نام کاربری رمز عبور به طور خودکار ذکر خواهد شد. اکنون شما وارد پست الکترونیکی خود شده اید.

1- بعد از ورود به Gmail، نامه‌هایی که برای شما ارسال شده است با عنوان و تاریخ ارسال قابل مشاهده است. قسمتی از ایمیل‌های دریافتی را با موضوع ایمیل و نام فرستنده به شما نشان می‌دهد. نامه‌ها در صندوق پستی شما Inbox قرار دارد. نامه‌هایی که عنوان آن‌ها پررنگ هستند خوانده نشده و نامه‌هایی که عنوان آن‌ها کم‌رنگ شده است نامه‌هایی هستند که توسط شما خوانده شده‌اند. با کلیک روی هریک از نامه‌ها می‌توانید محتوای آن را بخوانید و فایل‌های ضمیمه را با استفاده از علامت دانلود، روی سیستم خود ذخیره کنید. در سمت چپ هریک از نامه‌ها سه علامت وجود دارد. علامت مربع برای انتخاب نامه، علامت ستاره  برای مشخص کردن نامه و علامت  برای نشانه‌گذاری نامه‌های مهم استفاده می‌شود. با انتخاب نامه‌های خود  و کلیک روی  می‌توانید نامه‌ها را حذف کنید. جهت آرشیو نامه‌ها نیز از علامت  استفاده کنید.

برای پاسخ به نامه دریافتی، کافیست در انتهای نامه روی  گزینه Reply کلیک و پاسخ خود را در کادر باز شده بنویسید. پاسخ شما برای نویسنده نامه ارسال خواهد شد و نیازی به آدرس گیرنده ندارد. گزینه Send را انتخاب و پاسخ را ارسال نمایید. اگر روی گزینه Reply to All کلیک کنید صفحهٔ ارسال mail در حالی برایتان باز می‌شود که آدرس ایمیل افراد مخاطب فرستنده ایمیل در قسمت To آن وجود دارد. در هر دو حالت، در قسمت Subject حروف: Re به همراه عنوانی که فرستنده برای نامه گذاشته است نمایان می‌شود یعنی شما در حال پاسخگویی به این ایمیل هستید. در صفحه مربوط به نوشتن نامه نیز متن پیام فرستاده شده نمایش داده می‌شود. بنابراین پس از ارسال پیام فرد یا افراد مخاطب شما اصل نامه را به همراه پاسخ شما دریافت می‌کنند.

در صورتی‌که بخواهید نامه دریافتی خود را برای فرد دیگری بفرستید روی دکمه Forward کلیک کنید. آدرس گیرنده را در قسمت To بنویسید. علاوه‌بر ارسال‌ نامه، می‌توانید یادداشت خود را نیز در نامه بنویسید.

با استفاده از دکمه Send نامه را ارسال کنید.

2- در سمت چپ نامه‌ها، زیر دکمه Compose گزینه‌های زیر وجود دارند:

Inbox: صندوق ورودی Gmail شماست، نامه‌های دریافتی در این قسمت لیست می‌شوند.
Starred: لیست نامه‌هایی است که توسط شما ستاره‌دار شده است.
Snoozed: با فعال کردن آن، به ایمیل‌های خود در زمان مناسب پاسخ دهید.
Important: لیست نامه‌هایی است که توسط شما علامت‌گذاری شده است.
SentMail: لیست نامه‌های ارسالی توسط شما را نمایش می‌دهد.
Drafts: لیست نامه‌های ذخیره شده توسط شما را نمایش می‌دهد.
Chats: لیست گفت‌وگوهای آنلاین (چت) شما توسط Gmail.
All Mail: لیست تمامی نامه‌های شما را نمایش می‌دهد.
Spam: هرزنامه یا ایمیل‌های اسپم (مزاحم) را نمایش می‌دهد.
Trash: نامه‌های حذف شده توسط شما را نگه‌داری می‌کند.
Social: نامه‌هایی که از طریق شبکه‌های اجتماعی برای شما ارسال شده است.
Promotion: نامه‌های تبلیغاتی.
Forums: نامه‌هایی که حاوی هدایت شما به اتاق‌های گفت‌وگوی آنلاین مانند کنفرانس‌ها و... هستند.

در هنگام ارسال ایمیل موارد زیر را در نظر بگیرید:

- در ابتدای نامه خود را معرفی کنید. از عباراتی کوتاه و دقیق برای موضوع ایمیل استفاده کنید.
- از به کار بردن حروف بزرگ برای تمام کلمات در یک پیام خودداری کنید.
- مختصر بنویسید.
- از برنامه ویرایش املایی استفاده کنید.
- به حریم خصوصی و محرمانه بودن اطلاعات احترام بگذارید.
- به نامه‌های افراد ناشناس هرگز پاسخ ندهید.
- رمز عبور ایمیل خود را در اختیار دیگران قرار ندهید.
- در صورتی‌که در مکان‌های عمومی مانند کافی‌نت و... ایمیل خود را بررسی می‌کنید دقت کنید در پایان کار حتماً از ایمیل خود خارج شوید.

3- همان‌طور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید امکان برگزاری ویدئو کنفرانس در Gmail وجود دارد. برای ایجاد یک جلسه آنلاین روی گزینه New meeting کلیک کنید. قبل از شروع جلسه می‌توانید لینک ورود به جلسه را برای شرکت کنندگان بفرستید.

با انتخاب دکمه Start now جلسه آنلاین ایجاد و شما وارد ویدئو کنفرانس می‌شوید. در هنگام ورود به جلسه از شما اجازه باز کردن دوربین سیستم را می‌گیرد. در صورت تمایل می‌توانید با انتخاب گزینه Allow دوربین سیستم خود را روشن کنید. قبل از ورود به جلسات از سلامت دوربین، میکروفون و بلندگوهای سیستم اطمینان حاصل کنید. همچنین نسبت به نصب کارت‌های گرافیک و صدا اقدام کنید. برای شرکت در جلسات آنلاین بهتر است از اینترنت پرسرعت ADSL استفاده شود. در صورت نیاز به ضبط برنامه آنلاین خود بهتر است از نرم‌افزارهای دیگر کمک بگیرید. Gmail امکان ضبط و ذخیره جلسه آنلاین ندارد.

با کلیک روی how everyone (علامت آدمک در سمت راست بالای پنجره) می‌توانید جزئیات جلسه را مشاهده کنید. برای افزودن شرکت‌ کنندگان کافیست روی گزینه Add people کلیک و شرکت کنندگان را با آدرس Gmail به جلسه دعوت کنید. اعضای جلسه در سمت راست پنجره مشاهده خواهند شد. برای گفت‌وگوی متنی (چت) از گزینه Chat استفاده کنید.

با انتخاب گزینه Present now می‌توانید صفحه سیستم خود را به اشتراک بگذارید. اشتراک گذاری صفحه با انتخاب یک پنجره، یک تب و یا کل صفحه امکان‌پذیر است.

با کلیک روی علامت‌های دوربین و میکروفون می‌توانید آن‌ها را باز یا بسته کنید. لینک جلسه در Meeting details وجود دارد. برای پایان دادن به ویدئو کنفرانس روی علامت Leave calls کلیک کنید. پنجره جلسه را ببندید.

در صورتی‌که شما مهمان جلسه هستید و لینک جلسه را برای شما فرستادند می‌توانید با کلیک روی آن یا کپی لینک ویدئو کنفرانس در بخش Join a meeting در Gmail وارد و در پنجره زیر لینک آن درج نمایید. روی دکمه Join کلیک و وارد جلسه شوید. در ابتدای ورود به جلسات میکروفون خود را ببندید و تا زمانی که میزبان اجازه صحبت به شما نداده میکروفون را باز نکنید.

4- ارسال ایمیل به دیگران: قسمت ارسال ایمیل، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های Gmail است، با کلیک بر روی گزینه نوشتن Compose، پنجره کوچکی برای شما باز می‌شود. آدرس گیرنده نامه را در کادر To بنویسید. مهم نیست گیرندگان نامه در چه سایتی پست الکترونیک داشته باشند شما می‌توانید به هر آدرسی مانند یاهو و... نامه خود را به‌صورت الکترونیکی پست کنید. اگر بخواهید یک نسخه از ایمیل‌تان را به آدرس‌هایی که در CC) Carbon Copy) وارد می‌کنید ارسال شود به طوری‌که این آدرس‌ها، جزء مخاطبان اصلی ایمیل نیستند، ولی لازم است مطلع گردند از CC استفاده کنند. در واقع شما یک کپی از نامه خود را برای این افراد می‌فرستید. این افراد از دریافت نامه برای همدیگر باخبر می‌شوند. در هنگام Reply کردن ایمیل چنانچه باز هم بخواهیم مخاطب CC شاهد ایمیل ما باشد باید از گزینه Reply to all استفاده کنیم. BCC) Blind Carbon Copy) یعنی یک کپی پنهان که آدرس ایمیل‌هایی که در BCC وارد می‌شوند قابل مشاهده برای دیگر دریافت‌کنندگان نمی‌باشد. استفاده از این گزینه زمانی مناسب است که شما می‌خواهید برای افرادی ایمیل ارسال کنید که هیچ‌کدام از دریافت‌کنندگان از آدرس ایمیل‌های دیگری که برای آن‌ها ایمیل ارسال شده است، مطلع نشوند.

عنوان نامه خود را در قسمت Subject و متن نامه خود را در کادر وسط بنویسید. در کادر پایین پنجره امکانات بیشتری در اختیار شماست. قالب‌بندی متن را با کمک ابزارهای ویرایشی متن نامه در پایین پنجره انجام دهید. گزینه‌های دیگر شامل:

الحاق فایل (آیکون گیره کاغذ): با انتخاب این گزینه فایل‌های مورد نظر خود را از سیستم ضمیمه کنید. با Gmail می‌توانید فایل‌هایی با حجم 50 مگابایت را دریافت کنید. با این وجود، این امکان Gmail تنها برای ایمیل‌های دریافتی است و همچنان نمی‌توان فایلی با حجم بالاتر از 25 مگابایت ارسال کرد. ممکن است تعجب کنید چطور ممکن است کاربران جیمیل، ایمیل‌هایی با حجم 50 مگابایت دریافت کنند در حالی‌که نمی‌توانند ایمیلی با حجم فایل بالاتر از 25 مگابایت، ارسال کنند. دلیل این موضوع این است که منابع دیگر ایمیلی وجود دارند که به کاربرانشان اجازه می‌دهد فایل‌های بزرگ‌تری همراه ایمیل‌شان بفرستند.

قرار دادن فایل از گوگل درایو (آیکون گوگل درایو). در ادامه همین فصل گوگل درایو را توضیح خواهیم داد. انتقال یا درخواست پول با استفاده از کیف پول گوگل (آیکون دلار)

قرار دادن عکس (آیکون دوربین).

قرار دادن لینک (آیکون زنجیر).

قرار دادن ایمو آیکون (آیکون لبخند).

در طول سالیان، گوگل این گزینه را پیشرفت داده، به‌صورتی که اکنون 5 لیست قابل اسکرول کردن از ایمو آیکون‌ها وجود دارد. به خاطر داشته باشید، قرار دادن این آیکون‌ها در نوشته توسط بسیاری افراد جدی گرفته نمی‌شود، بنابراین در به کار بردن آن‌ها در مکاتبات کاری خودداری کنید.

قسمت دیگری که در هنگام نوشتن ایمیل با آن روبرو می‌شوید، آیکون سه نقطه است. با کلیک بر روی این گزینه، امکان ویرایش نوشته را به‌صورت تمام صفحه، انتخاب برچسب (کاری، شخصی، اجتماعی و...)، تغییر نوشته به متن ساده، چاپ ایمیل و بررسی نگارشی نامه را خواهید داشت.

پس از اتمام نامه و تنظیمات آن روی دکمه Send پس کلیک کرده تا نامه برای گیرنده / گیرندگان ارسال شود.

5- تنظیمات در Gmail: مطابق اولین شکل این مبحث روی علامت تنظیمات (چرخ دنده) کلیک کنید. با انتخاب گزینه See all setting وارد پنجره تنظیمات عمومی General می‌شوید. دقت کنید هر تنظیمی را که در اینجا تغییر دهید، در همه حساب‌های Google که به برنامه Gmail اضافه کرده‌اید اعمال می‌شود. تغییراتی مانند: زبان، عکس پروفایل، پاسخ به نامه‌ها و... در این قسمت انجام می‌شود. برای تغییر رمز Gmail خود از تب Accounts and Import و گزینه Change password استفاده کنید.

پس زمینه Gmail خود را تغییر دهید از تب Themes در تنظیمات استفاده کنید.

افزودن مخاطبین (Contact) یا لیست تماس در Gmail

برای اضافه کردن مخاطب جدید، ابتدا به وب سایت contacts.google.com مراجعه کنید و با حساب کاربری Gmail خود لاگین کنید. توجه کنید در Gmail هم می‌توان از منوی سمت راست به بخش مخاطبین دسترسی پیدا کرد.

سپس روی گزینه Create a contact کلیک کرده و در پنجرهٔ باز شده، اطلاعاتی مثل نام و شغل و نام کمپانی یا محل کار و همین‌طور ایمیل و شماره تماس را وارد کنید. در صورت نیاز می‌توان چند ایمیل یا شماره تلفن برای یک مخاطب وارد کرد. کافی است روی آیکون + روبروی ایمیل یا شماره تلفن کلیک کنید. برای هر مخاطب می‌توان یک دسته‌بندی دلخواه مثل خانواده یا دوستان و یا همکاران و... در نظر گرفت تا مخاطبین به‌صورت دسته‌بندی شده و منظم نمایش داده شوند. به خصوص در گوشی‌ها و تبلت‌های اندرویدی. اکنون مشخصات مخاطب شما و آدرس پست الکترونیکی مخاطبان در لیست Gmail شما قرار گرفته است.

برای حذف کردن یک یا چند مخاطب، کافی است در لیست مخاطبین، روی آیکون منوی سه نقطه روبروی مخاطب مورد نظر کلیک کنید و از منو، گزینهٔ Delete را انتخاب کنید. در صورت نیاز به حذف کردن ظاهری یا در حقیقت مخفی کردن مخاطب، می‌توان گزینهٔ Hide from contacts را انتخاب کرد. توجه کنید برای تغییر دسته‌بندی نیز دسته‌های موجود لیست می‌شود و کافی است روی دسته دلخواه کلیک کنید.

ایجاد گروه مخاطبین در Gmail

شما می‌توانید مخاطبین را به یک گروه ایمیلی از لیست اصلی مخاطبان اضافه کنید. برای این کار ابتدا باید گروه بسازید. در مسیر شکل بالا روی گزینه Create Lable کلیک کنید. نام گروه خود را بنویسید. گروهی به نام همکلاسی‌های خود ایجاد کنید. نام گروه در لیست گروه‌ها قابل مشاهده است. از لیست مخاطبین همکلاسی‌های خود را علامت بزنید و سپس علامت در بالای پنجره  را کلیک و گروه همکلاسی‌ها را انتخاب کنید. روی گزینه Apply برای افزودن مخاطبین به گروه کلیک کنید. برای ارسال ایمیل گروهی کافیست در قسمت ارسال ایمیل روی کلمه To کلیک کرده و نام گروه خود را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید نام گروه را در کادر مقابل To نوشته و نامه الکترونیکی خود را برای همه اعضای گروه ارسال کنید.

لیست توزیع (Distribution List) چیست؟

لیست توزیع، در واقع مجموعه‌ای از مخاطبان است. در لیست توزیع می‌توانید لیستی از مخاطبان را مشخص کنید تا به عنوان یک گروه برای آن‌ها پیام بفرستید. به عنوان مثال شما ممکن است یک لیست توزیع به‌ نام مشتریان داشته باشید که می‌توانید مشخصات محصولات و پیشنهادات خود را برای مشتریان از طریق این لیست ارسال کنید. توزیع برای ارسال پیام به گروه مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای ساختن لیست توزیع پوشه Contact را باز کنید. روی منوی کشویی File کلیک کرده و فرمان New را انتخاب کنید. در زیرمنوی نمایش داده شده فرمان Distribution List را انتخاب کنید.

کار با Google Drive

ممکن است در زمان ارسال فایل در پست الکترونیکی خود با خطای «حجم فایل ارسالی بیشتر از 25 مگابایت است» روبرو شوید. در چنین شرایطی از چه ابزاری برای ارسال فایل استفاده می‌کنید؟

گوگل برای حل این مشکل سرویس Google Drive را ارائه کرده است. هدف این سرویس، فراهم ساختن امکان ذخیره‌سازی فایل‌ها بر روی فضای ابری است تا بدین‌ترتیب کاربران بتوانند از هر نقطه‌ای در جهان با استفاده از رایانه یا گوشی تلفن همراه متصل به اینترنت به فایل‌های خود دسترسی داشته باشند. بنابراین علاوه‌بر ارسال فایل تا حجم 15 گیگابایت، می‌توانید از اشتراک گذاری فایل‌های خود نیز استفاده کنید. فایل‌های اشتراکی را می‌توان به‌صورت عمومی به اشتراک گذاشت تا هر فردی که لینک آن‌ها را در اختیار دارد به آن‌ها دسترسی یابد و یا این‌که به‌طور خصوصی به اشتراک گذاشت تا صاحبان ایمیل یا کاربران خاص به آن دسترسی داشته باشند. البته فایل‌ها را تنها با کاربران گوگل می‌توان به‌صورت خصوصی به اشتراک گذاشت. اسنادی که چند نفر بر روی آن کار می‌کنند، به‌صورت آنی به‌روزرسانی می‌شوند و بدین‌ترتیب کاربران دیگر می‌توانند به‌طور هم‌زمان ببینند که چه تغییراتی در فرایند کار ایجاد شده است.

در گوگل درایو، طیف وسیعی از انواع فایل پشتیبانی می‌شوند و همه آن‌ها را می‌توان با استفاده از نرم‌افزار نمایشگر گوگل درایو بر روی کلاینت‌های وب یا گوشی تلفن همراه مشاهده کرد. فایل‌های مایکروسافت آفیس، PDF، اغلب فایل‌های تصویری (BMP ،TIFF ،GIF ،PNG ،JPEG و WEBP) فایل‌های ویدئویی (OGG ،FLV ،WMV ،MPEGPS ،AVI ،MOV ،GPP3 ،MPEG4 و WebM) و فایل‌های صوتی (MPEG ،MP3)، فایل‌های فتوشاپ، فایل‌های نرم‌افزار Pages اپل، اتوکد اتودسک، پست اسکریپت، فونت‌ها و... را شامل می‌شود.

به آدرس https://drive.google.com/drive بروید. اگر قبلاً وارد حساب گوگل خود شده باشید، در این صورت لینک فوق شما را مستقیماً به صفحه اصلی گوگل درایو شما می‌برد. اگر حساب گوگل ندارید، از شما خواسته می‌شود که ابتدا یک حساب باز کنید. اگر می‌خواهید از پوشه دسکتاپ برای همگام‌سازی فایل‌ها با حساب خود استفاده کنید، ابتدا باید نرم‌افزار مربوطه را از درون درایو گوگل خود دانلود کنید. در صورتی‌که حساب کاربری در گوگل دارید روی علامتی که در شکل زیر مشخص شده است کلیک کنید و وارد گوگل درایو خود شوید.

با ایجاد گوگل درایو می‌توانید فایل‌های ضمیمه نامه‌های الکترونیکی خود را به‌ راحتی تا حجم 15 گیگابایت ارسال کنید. برای ارسال فایل‌های ضمیمه کافی است روی علامت  در نوار ابزار ایجاد نامه الکترونیکی کلیک کنید. با استفاده از این سرویس فایل خود را در گوگل درایو ذخیره و سپس برای گیرنده نامه ارسال کنید.

همان‌طور که در شکل بالا مشاهده می‌کنید تصاویر، انواع فایل، ویدئو و پوشه‌های خود را می‌توانید در گوگل درایو ذخیره کنید. گوگل درایو خود را به همان ترتیبی سازمان‌دهی نمایید، که فایل‌ها و پوشه‌ها را بر روی رایانه خود مرتب می‌کنید. از طریق مراجعه به مسیر New > Folder یا راست کلیک در هر جایی در پنل اصلی و انتخاب New Folder می‌توانید یک پوشه جدید ایجاد کنید. زمانی که یک پوشه جدید ایجاد کردید به سادگی فایل‌های دلخواه را کشیده و داخل آن رها کنید. روش دیگر اینکه می‌توانید بر روی New در گوشه چپ و بالا کلیک کنید و بسته به عمل مورد نظر خود File Upload یا FolderUpload را انتخاب کنید.

به همان ترتیبی که می‌توانید فایل منفرد یا کل یک پوشه را آپلود کنید، در مورد دانلود نیز می‌توانید به‌صورت فایل و پوشه عمل کنید. کافی است گزینه‌ای را که می‌خواهید دانلود کنید انتخاب کرده و بر روی آن راست کلیک کنید و گزینه Download را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید بر روی منوی سه نقطه روی هم کلیک کنید و با زدن روی More Actions و انتخاب Download آن را دانلود نمایید. اگر بخواهید بیش از یک فایل / پوشه را دانلود کنید، می‌توانید دکمه Ctrl و ویندوز نگه‌دارید و گزینه‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید. اگر حجم فایل‌های انتخاب شده فوق، از یک حد معین بالاتر باشد، گوگل درایو به‌طور خودکار پیش از دانلود کردن، آن‌ها را درون یک فایل zip فشرده می‌کند.

اشتراک فایل‌ها و پوشه‌ها در گوگل درایو

اشتراک فایل و پوشه‌ها در گوگل درایو با کاربران دیگر بسیار آسان است. اشتراک یک فایل اجازه می‌دهد که افراد دیگر بسته به مجوزهایی که شما اعطا می‌کنید، امکان خواندن، نوشتن و ویرایش فایل شما را داشته باشند. برای اشتراک یک فایل یا پوشه، آیتم مربوطه را در فهرست فایل خود درون درایو انتخاب کنید و سپس با کلیک بر روی آیکون اشتراک یا راست کلیک و انتخاب گزینه Share آن را به اشتراک بگذارید. سپس یک صفحه باز می‌شود که امکان تعیین تنظیمات اشتراک را به شما می‌دهد. با کلیک بر روی Get Sharable Link در گوشه راست و بالای صفحه می‌توانید لینک دسترسی به فایل را ایجاد کنید و یا این که فرد یا افراد خاصی را به‌وسیله آدرس ایمیل در کادر پایین انتخاب نمایید.

ایمیل‌های ناخواسته یا ناشناس

ایمیل ناشناس (Spam) ارسال انبوه پیام‌های ناخواسته و اغلب فریب‌آمیز گفته می‌شود که برای فروش یک محصول تجاری یا خدمات فرستاده می‌شود. شرکت‌هایی وجود دارند که لیست‌هایی از آدرس ایمیل میلیون‌ها نفر را به فروش می‌رسانند. با توجه به هزینه اندک این روش نسبت به پست سنتی که در گذشته برای ارسال پلاک به پلاک تبلیغات مورد استفاده قرار می‌گرفت و همچنین ناقص بودن قوانین بین‌المللی برای محدود کردن هرزنامه ایمیل، این قبیل ایمیل‌ها در سطح وسیعی ارسال می‌شوند. در بسیاری از کشورها ارسال ایمیل ناخواسته برخلاف قانون است.

خروج از Gmail

برای خارج شدن از Gmail روی آیکون عکس‌تان کلیک کنید. گزینه Sign out را بزنید. اگر چند اکانت گوگل روی سیستم شما تعریف شده باشد، برای خروج از همه آن‌ها گزینه Sign out all accounts را انتخاب کنید. برای مدیریت اکانت‌های مختلف در همین پنجره از گزینه Manage your google account استفاده کنید.

واژه‌نامه تخصصی
حساب کاربری	Account
پیوست کردن، ضمیمه کردن	Attach
ساختن، درست کردن	Compose
پست الکترونیکی	E-mail
صندوق پست الکترونیک	Inbox
بازپخش، پاسخ	Replay
ارسال، فرستادن	Send
خروج از سیستم	Sign out
هرزنامه	Spam
موضوع	Subject
زباله، سطل بازیافت	Trash